Im ersten Teil unserer neuen Blogserie haben wir bereits 5 unserer liebsten Features innerhalb von Office 365 vorgestellt. Heute im zweiten Teil zeigen wir weitere 5 Möglichkeiten, die Funktionen von Office 365 noch besser auszunutzen. So lebt man den #ModernWorkplace richtig!

1. Den Mobilitätsvorteil ausnutzen

Mit Office 365 ist Arbeit weder an einen Standort noch an ein Gerät gebunden. Egal, ob mobil über die Office 365 Apps oder online von einem beliebigen Gerät, aus einem beliebigen Browser – Office 365 kennt keine Grenzen und lässt Sie zu jeder Zeit produktiv arbeiten. Über den Online-Zugang sind alle Daten, Dokumente und Dateien, die in der Cloud im SharePoint oder OneDrive gespeichert waren, sofort zugänglich. Außerdem sind alle gewohnten Office-Anwendungen, wie auch Excel, Word oder PowerPoint als Online-Versionen verfügbar, sodass Sie auch in den gewohnten Anwendungen weiter arbeiten können, ohne diese vorher zu installieren.

Das Bild zeigt die Anwendungsauswahl in Microsoft 365.
Microsoft 365 ist für die Nutzung sowohl an Laptops und Computern als auch an Mobilgeräten optimiert.

2. Sicher unterwegs mit der Multi-Faktor-Authentifizierung

Schalten Sie die Anmeldung über Multi-Faktor-Authentifizierung als Vorgabe ein, sodass alle Mitarbeiter im Unternehmen entweder die Authenticator-App auf das Smartphone laden und diese mit dem eigenen Office-Konto verknüpfen oder die eigene Handynummer im Office-Account hinterlegen müssen. Bei der nächsten Anmeldung wird nach der Passworteingabe noch nach einem Einmalcode gefragt, der entweder über die App oder per SMS auf das Smartphone kommt. Vor allem im mobilen Arbeitsalltag oder bei der Anmeldung auf fremden Geräten sorgt dieses Feature für noch mehr Sicherheit.

3. Teamaufgaben über den Planner verwalten

Der Planner in Office 365 bietet die Möglichkeit, Pläne für die verschiedenen Teams anzulegen. Diese können sehr allgemein gehalten sein, beispielsweise für Marketing, Sales, Administration, oder auch projektbezogen angelegt werden. Innerhalb eines Plans können Aufgaben erstellt und in beliebige Kategorien eingeteilt werden. Die einzelnen Aufgaben werden den zuständigen Kollegen zugeteilt und innerhalb der Aufgabe durch To-dos, Links und Anhänge näher definiert. Während das Team die Aufgaben erledigt, können sie Kommentare hinterlassen, To-dos abhaken und den Status der Aufgabe zu "In Arbeit" ändern, sodass neben dem Projektmanagement auch das Team einen Überblick über alle Aufgaben sowie deren Status behält.

Das Bild zeigt die Anwendung Microsoft Planner.
Teamaufgaben können im Microsoft Planner zentral verwendet werden.

4. Meeting-Notizen zu Outlook- und Teams-Terminen erstellen

Sowohl über den Termin in Teams selbst, als auch über eine OneNote-Verknüpfung in Outlook können die Teilnehmer der Meetings gemeinsam digitale Notizen sammeln. Das hat zum einen den Vorteil, dass jeder Teilnehmer am Ende des Meetings die selben Details, To-dos und Notizen vorliegen hat. Mit Hinblick auf Serientermine, sind die bisher erstellten Notizen außerdem weiterhin in der Serie gespeichert, sodass im nächsten Termin direkt am Standpunkt des vorherigen Meetings angesetzt werden kann.

5. Diktierfunktion in Word für kreative Phasen nutzen

Vor allem zu Beginn eines neuen Projektes sind die kreativen Phasen von besonderer Bedeutung. Der Blick auf den Bildschirm und die leere Seite in OneNote oder Word ist dabei nicht immer unbedingt hilfreich oder zielführend. Warum nicht die Surface Headphones aufsetzen, die Diktierfunktion in Word einschalten, aus dem Fenster blicken, ein paar Schritte durch den Raum gehen und den Gedanken freien Lauf lassen? Word verschriftlicht die ausgesprochenen Gedanken der Brainstorming-Session, versteht Zeichensetzung und passt sogar die Rechtschreibung an.

Das Bild zeigt das Menu der Anwendung Microsoft Word.
Mit der Diktierfunktion in Word kann man seinen Gedanken freien Lauf lassen.

Der #ModernWorkplace mit Office 365 soll ab jetzt auch in Ihrem Unternehmen zum Alltag werden? Kontaktieren Sie uns für individuelle Angebote und Lösungen gerne direkt unter sales@de.surface.love oder rufen Sie uns an: 0800-SURFACE 💙