Aufgaben organisieren und Projekte planen mit Microsoft To Do

Wir von Surface.Love lieben es unseren #ModernWorkplace mit neuen Tools zu optimieren, die uns den Arbeitsalltag erleichtern. Wir nutzen Microsoft To Do, um unseren Tagesablauf zu organisieren. In diesem Blogpost möchten wir Ihnen deshalb eines unserer liebsten Tools zur Organisation vorstellen und ein paar Tricks verraten, mit denen Sie den Fokus auf die wichtigen Dinge nicht verlieren.

Konten und Apps

Microsoft To Do kann sowohl mit einem Unternehmensprofil als auch mit einem privaten Account verknüpft werden, um alle wichtigen Aufgaben übersichtlich sortieren zu können. Zwischen den Konten ist ein einfaches Wechseln möglich. Außerdem lässt sich To Do im Browser und als Windows-, Android- oder iOS-App auf mobilen Devices bedienen. Mit der automatischen Synchronisation der Listen kann auf jedem Device, das mit dem Konto synchronisiert ist, oder per Browser, der Überblick behalten werden.

Mit der automatischen Synchronisation die To Do App geräteübergreifend verwenden.

Einstieg in To Do: Mein Tag

Unter "Mein Tag" werden zunächst alle geplanten Aufgaben für den Tag auf einen Blick angezeigt – selbstverständlich können diese nach Belieben editiert und priorisiert werden. Bei Bedarf zeigt der Ideen-Button auch Vorschläge bereits eingetragener Listen-Aufgaben an. Jeder Aufgabe kann außerdem ein Fälligkeitsdatum zugewiesen werden – dadurch weiß To Do, wann die Erledigung welcher Aufgabe ansteht. Mit dem Stern-Symbol können Aufgaben als wichtig markiert und zusätzlich in der separaten Liste "Wichtig" angezeigt werden.

Auch das Design lässt sich nach eigenen Vorstellungen durch die Farbeinstellung des App-Designs in Weiß oder Schwarz sowie durch den farblich veränderbaren Hintergrund personalisieren. Zusätzlich beinhalten die Überschriften der Listen Emoticons, die vor jede eigens erstellte Aufgabensammlung thematisch gesetzt werden können.

Die Ansicht "Mein Tag" in Microsoft To Do.

Eigene Listen und Aufgaben zuweisen

Egal zu welchem Thema, in welchem Bereich Ihres Jobs oder zu welchem Projekt Sie eine Übersicht zur Planung benötigen, mit To Do kann für jedes Anliegen eine eigene Liste erstellt werden. Klickt man in eine Aufgabe auf der Liste, können verschiedene Unteraufgaben hinzugefügt werden, wenn es sich um ein umfangreicheres To Do handelt.

Verschiedene Aufgaben und Unteraufgaben in Listen erstellen.

Bereits erledigte Aufgaben können einfach abhackt oder ausgeblendet werden. Aufgaben lassen sich außerdem mit einem Fälligkeitsdatum versehen oder wöchentlich, täglich, monatlich oder jährlich wiederholend einstellen. Jeder Aufgabe können Notizen oder Dateien von bis zu 25 MB hinzugefügt werden, um alle benötigten Unterlagen zur Erledigung nur einen Klick entfernt zu haben.

Eine nützliche Funktion ist auch die Möglichkeit der Zuweisung von Aufgaben. Dadurch können Listen geteilt und Aufgaben mit Kollegen besser geplant werden. Zusätzlich lässt sich To Do mit Outlook verknüpfen, um die tägliche Erinnerung anstehender Aufgaben zu gewährleisten.

Besser Zusammenarbeiten und To-Dos mit Teammitgliedern teilen.

Bei Surface.Love ist Microsoft To Do ein unerlässliches Tool, mit dem wir unsere Aufgaben strukturieren und unseren Arbeitsalltag einfacher organisieren können. Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten von Office 365 in Kombination mit den Surface Devices erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne unter 0800-SURFACE oder sales.de@surface.love.