Wann, wie und mit wem – wie Microsoft 365 das Insel-Dasein abschafft.

Die moderne Arbeitswelt unterliegt einem starken Wandel und fordert Unternehmen, sich bestmöglich anzupassen. Teamarbeit soll hierbei für mehr Effizienz sorgen, gleichzeitig werden unsere Arbeitsplätze immer mobiler.

Egal, ob Home-Office, auf Geschäftsreise, klassisch im Büro oder auch spontan am Strand und in den Bergen. Der moderne Arbeitsplatz wird nicht mehr durch nur einen bestimmten Ort eingeschränkt. Er ist mobil und unvorstellbar flexibel. Trotzdem soll es möglich sein, die eigene Produktivität von überall beizubehalten, zudem entfaltetes Denken zu ermöglichen und Kreativität anzuregen. All das schafft nicht nur eine verbesserte Work-Life-Balance, nein, es schafft Begeisterung für den eigenen Job, ungeahnte Motivation und Leistungsbereitschaft, schlussendlich mehr Produktivität im Unternehmen. So lautet zumindest die Theorie der Praxis.

Wie soll das allerdings umsetzbar sein? Es klingt nach einem überbewerteten Ziel, einem Ideal, welches in der Realität jedoch mehr Arbeit und Kosten verursacht, als dass man in näherer Zukunft Erfolge bemerken würde, oder nicht? Diese Annahme ist zum Glück reiner Irrglaube, vorausgesetzt man weiß, wo und wie man ansetzen muss. Ja, die gesamte Unternehmensumstrukturierung weg von klassischer Büroarbeit hin zu dem Arbeitsplatz der Zukunft ist mit einigen Maßnahmen verbunden und selbstverständlich nicht ohne jeglichen Kostenaufwand möglich. Wer sagt aber, dass alles von heut auf morgen geschehen muss? Beziehungsweise wer definiert exakt, wie dieser „Arbeitsplatz der Zukunft“ auszusehen habe? - Niemand? Richtig. Denn all diese Themen von der Entscheidung, über die Umsetzung bis hin zum Ergebnis liegt allein in unseren Händen. Das einzige, was man hierbei mit Sicherheit sagen kann ist, dass wir profitieren werden, insofern wir es denn zulassen.

Das Thema Cloud-Computing, moderner Arbeitsplatz und alles, was damit im Zusammenhang steht, wird in naher Zukunft ohnehin ein zentrales Thema unserer Blogbeiträge sein. Im Bezug darauf ist Office 365 die erste effiziente Lösung mit der wir uns näher befassen werden. Wie kann Office 365 den Weg in Richtung Arbeitsplatz der Zukunft ebnen und wie profitieren Unternehmen im Allgemeinen davon?

Stellen wir uns Office 365 als einen cloudbasierten, umfangreichen Strategiepartner vor, der Unternehmen, aber auch einzelnen Abteilungen oder Personen mit all seinem Potential zur Seite steht. Denn wann immer vom Arbeitsplatz der Zukunft gesprochen wird, stehen Mobilität und Flexibilität mit an den obersten Stellen. Hier kann Office 365 bereits ansetzten: Nutzer loggen sich Online ein, um Zugriff auf alle Programme, Dokumente und Dateien haben zu können. Abhängig von der Lizenz sind selbstverständlich nach wie vor Offline-Versionen der Produkte inklusive, sodass wirklich überall gearbeitet werden kann. Der zentrale Fokus liegt hier jedoch mittlerweile Online. Weg von Office Paketen, wie Office 2010, 2016 etc., hin zu Online-Lizenzen mit flexibler Laufzeit, den immer der aktuellsten Version aller Programme und vor allem einer hohen Variabilität in Bezug auf Auswahl und Umfang dieser. Jetzt ist es möglich, als Unternehmen aus beinahe maßgeschneiderten Lizenzpaketen auszuwählen, sodass wir genau das bekommen, was wir benötigen. Schon allein hier entsteht Flexibilität durch befristete Laufzeiten, verschiedene Variationen, aber auch durch die Möglichkeit, von überall arbeiten zu können. Nicht nur kann ich meine Dokumente auch ohne Internetverbindung, beispielsweise während einer langen Flugreise weiterbearbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt automatisch uploaden lassen, sondern es besteht zusätzlich die Möglichkeit, sich spontan von jedem Gerät einloggen zu können, um genau dort weiterzuarbeiten, wo wir zuvor aufgehört haben. – Ganz ohne die Notwendigkeit, eigene Hardware mit sich zu bringen.

Von jedem Ort der Welt, zu jeder Zeit, von jedem internetfähigen Gerät, können wir uns einloggen und haben exakt dieselben Dokumente, Dateien, Kontakte, Kalender oder Anwendungen auf dem Display, wie auch im Büro. Wie das funktioniert? Unsere Arbeit, wie auch Termine und letztendlich alles für uns Wichtige, wird automatisch in der Cloud gespeichert. Heißt, unsere Projekte werde immer dort sein, wo wir uns gerade aufhalten, insofern wir das möchten. Einfach flexibel.

Was jedoch auf keinen Fall vergessen werden darf, an diesem Arbeitsplatz der Zukunft, das ist die Teamarbeit, die wichtiger als jemals zuvor bemessen wird. Halt, stopp. Wäre hier nicht theoretisch der richtige Zeitpunkt für einen Einwand? Denn wie kann Teamarbeit funktionieren, wenn wir uns gerade im ICE auf dem Weg zur nächsten Konferenz befinden, das Home-Office präferieren oder noch schöner, gerade im Beach-Office auf den Malediven sind? Es hört sich beinahe unmöglich an, wir würden hier hingegen nicht von Microsoft sprechen, gäbe es keine Möglichkeit, auch dieses essentielle Element der Teamarbeit trotzdem höchst effizient zu ermöglichen.

Innerhalb von Office 365 können Teams und Gruppen erstellt werden, abhängig davon, in welchen Konstellationen gearbeitet wird. So können Informationen, Dokumente und Details in Echtzeit mit den entsprechenden Kollegen geteilt werden. Zudem hat jedes Team, jede Gruppe eigene Kalender, Notizbücher, Planner und Unterhaltungen, sodass an den einzelnen Projekten gar nicht mehr wirklich im Alleingang gearbeitet werden kann. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, per Freigabe parallel an selben Dokumenten arbeiten zu können. Eigentlich so, als säße man beim Brainstorming gemeinsam am runden Tisch. Ein integrierter SharePoint sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter optimal informiert sind. Integrierte soziale Medien, wie Skype for Business, ermöglichen des Weiteren das Chatten, sowie Sprach- und Videotelefonie für bis zu 250 Teilnehmer. Yammer verbindet unternehmensweit und intensiviert die Zusammenarbeit durch direkte Kommunikation, Diskussionen und Communities. Kurz zusammengefasst: Wir stellen fest, dass das volle Potential von Office 365 ohne Teamarbeit überhaupt nicht ausgenutzt werden kann.

Die Notwendigkeit die Arbeit innerhalb von Unternehmen zunehmend in digitale Räume zu verlagern, wird immer unumgänglicher. Mitarbeiter werden deutlich mobiler, zudem verdanken wir dem Voranschreiten der Globalisierung Zusammenarbeit über die Grenzen des eigenen Bürogebäudes hinaus. Projektbezogene Teamarbeit steht hierbei stark im Fokus und bedarf einem hohen Maß an Digitalkompetenz, um effizient zu funktionieren. „Gewusst wie“ lautet die Devise. Vor allem zu einem Zeitpunkt des Wandels ist es enorm wichtig, diesem nicht aus dem Weg zu gehen. Wir müssen erkennen, wann der richtige Zeitpunkt für uns gekommen ist, einzusteigen und dabei lernen, wie wir bestmöglich davon profitieren können und wie wir die Vorteile dessen optimal auf das eigene Unternehmen beziehen können, um zu verhindern, dass wir vom Fortschritt eingeholt werden.

Bei Surface.Love erhalten Sie neben der passenden Office 365-Lizenz für Ihr Unternehmen, die Hardware zur monatlichen Miete gleich dazu.

“Every person, organization, and even society reaches a point at which they owe it to themselves to hit refresh—to reenergize, renew, reframe, and rethink their purpose.” -Sayta Nadella