One Step Ahead - So sparen Sie im Business-Alltag wertvolle Zeit

Wer große Ziele hat, hat meistens auch viel zu tun. Umso hilfreicher ist es, zu wissen, wie man effektiv Zeit sparen kann und Arbeitsprozesse gleichzeitig produktiver macht. Da es uns hierbei nicht anders geht, teilen wir heute unsere 5 besten Tipps, um die eigene Zeit effektiv zu nutzen.

1. Arbeit in der Cloud

In bisherigen Blogposts haben wir es bereits ausführlicher erklärt, und noch immer ist es so: Wir LIEBEN die Arbeit in der Cloud. Wir könnten wahrscheinlich hunderte von Gründen nennen, warum dies so ist. Heute beschränken wir uns allerdings mal auf das Wesentliche: Automatische Cloud Back-Ups sorgen dafür, dass jeder Fortschritt automatisch gespeichert und in die Cloud geladen wird. Er wird also nicht nur für uns selbst gespeichert, sondern bei Bedarf auch direkt für die Kollegen upgedatet. Das sichert uns nicht nur ab, sondern spart zudem noch viel Zeit. (Die passende Software dafür gibt es übrigens hier.)

2. OneNote für digitale Notizen

Im Meeting sitzen und klassisch Notizen mit Stift auf Papier machen, ist doch wirklich old school. Nicht nur wird es relativ schnell unübersichtlich, sondern es macht auch noch doppelte Arbeit, alles zu einem späteren Zeitpunkt zu digitalisieren. Digitale Notizen dagegen können dank Surface Pen auch handschriftlich gemacht werden, werden aber mit Hilfe von "Ink to Text"-Funktion auf Wunsch automatisch umgewandelt. OneNote Notizen können außerdem direkt mit Kollegen geteilt werden, sodass nicht mehr jeder einzelne dieselben Dinge notieren muss und trotzdem alle gleichermaßen informiert sein können.

3. Die verbesserte To-Do-List

Unsere To-Do und Planungslisten sind zugegebenermaßen immer relativ lang. Dabei den Überblick behalten und immer genau wissen, wann was zu tun ist, wäre doch wahrlich ein Traum.
Kennen Sie hierfür das Prinzip der Eisenhower-Matrix? Zugegeben, das Ganze hört sich vielleicht nach Mathe an, ist jedoch ein einfaches Prinzip, Struktur in die eigenen Aufgaben zu bringen. Dabei werden alle Aufgaben und Pläne je nach Dringlichkeit und Priorität in ein Feld der Matrix (1-4) sortiert und der Reihe nach abgearbeitet. So wissen wir nicht nur wann was zu tun ist, sondern man behält einen besseren Überblick über die eigenen Ziele. Unsere Matrix könnte (stark vereinfacht dargestellt) beispielsweise so aussehen:

4. Gleichzeitig, digital am selben Dokument arbeiten

Arbeitete man bisher gemeinsam an einem Dokument, war der gesamte Prozess bis hin zum Ergebnis geprägt von Stichwortzetteln, unzähligem hin und her senden verschiedener Dateien, bis letztendlich dann das Ergebnis präsentiert werden konnte. Heute machen wir das anders: Office 365 läuft in ihrem Lieblingsbrowser und auch die Desktopversionen sind mit dem Internet verknüpft. Dank dieser Innovation können ab jetzt mehrere Teammitglieder am selben Dokument arbeiten, schreiben, Notizen machen und gemeinsam produktiv sein.

5. Online Meetings

Persönliche Gespräche und Meetings sind selbstverständlich sehr wichtig und nicht komplett zu ersetzen. Nichtsdestotrotz sind sie zum einen nicht immer realisierbar, teilweise sehr kostenintensiv und auch oft im Verhältnis den Aufwand nicht wert. Wer hier seine Zeit besser nutzen will, kann das ab sofort mit Hilfe von Online-Meetings tun. Speziell dafür entwickelte Software, wie Skype for Business und Microsoft Teams bieten hier die ideale Grundlage, besser zu kommunizieren, Dokumente direkt zu teilen und sich im virtuellen Meeting mit beliebig vielen Teilnehmern zu verbinden.

Mehr Infos finden Sie hier.

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